Dentro do sistema temos a possibilidade de criar acesso para nossos colaboradores, tendo em vista que cada um desempenhará um papel dentro da clínica. Sugerimos que cada colaborador da clínica tenha um acesso diferente ao sistema, pois isso torna possível a realização de auditoria caso aconteça algum erro.

Neste tópico mostraremos como definir o acesso e criar cada colaborador. Antes de criarmos o colaborador, temos que pensar qual acesso queremos dar para cada usuário. A configuração que define o que cada usuário pode acessar ou não, chamamos de “Papel”, então antes de criar o colaborador, temos que configurar os papéis. Além de definir o papel, o usuário também deve estar vinculado a pelo menos uma clínica.
Uma observação importante é que esse papel definido dará a permissão dentro daquela(s) clínica(s) que o usuário estiver relacionado.

• Definindo os papéis

Primeiramente, ressaltamos que a criação, edição e exclusão de "papéis" é de permissão exclusiva do administrador do sistema (também chamado de usuário master).

Inicialmente sugerimos que você crie um papel para cada cargo que terá acesso a parte financeira do sistema, como por exemplo, um papel para a recepcionista, um para a gerente e outro para o administrador. Claro que a quantidade de papéis pode variar, pois dependendo da maneira como a clínica funcione apenas um papel consiga atender a sua demanda.

• Criando um papel

 Para criar o papel acesse a aba de "configurações" e a opção "permissão".
Após isso, você será direcionado a uma nova pagina onde você poderá "Visualizar", "Editar", "Excluir" e criar um "Novo Papel"

Clicando  em "Novo Papel" o sistema abrirá um formulario para você definir as permissões desejadas, é bem simples, inicialmente temos que preencher o nome do papel, como por exemplo "Recepcionista", e em seguidas iremos selecionar quais as permissões este papel terá acesso. 

• Permissões

Para facilitar o entendimento das permissões separamos em duas colunas: a coluna “Nome do Modelo” que é a funcionalidade e a outra coluna é a “Ação”. Usando como exemplo a ilustração abaixo o papel em questão não poderia criar uma nova agenda e nem remover, mas poderia Visualizar e atualizar, já os agendamentos ela teria o livre acesso. 

Atualmente no sistema temos as seguintes permissões.

Agenda

Permissão da configuração das agendas, sugerimos habilitar a visualização da agenda para todos os usuários

• Criar - O usuário com essa permissão poderá criar uma nova agenda para o sistema que aparecerá na Dashboard
• Remover - O usuário com essa permissão poderá remover qualquer agenda do sistema
• Visualizar - O usuário com essa permissão poderá visualizar todas as agendas, indispensável para os usuários que criarão os agendamentos
• Atualizar - O usuário com essa permissão poderá atualizar a configuração de qualquer agenda.

Agendamento

Permissão para o cadastro e alteração de dados do agendamento, sugerimos habilitar todas as permissões para todos os usuários, dependendo do tamanho da clínica pode ser interessante ceder a permissão de Remover Agendamento apenas para alguns usuários.

• Criar - O usuário poderá criar um agendamento no sistema, tanto de paciente, quanto de observações ou notas.
• Remover - O usuário poderá remover qualquer agendamento no sistema
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os agendamentos
• Atualizar - O usuário poderá alterar qualquer agendamento no sistema

Análise

Permissão para Análise faz com que o usuário possa Visualizar criar, Atualizar e remover uma analise do seu sistema, normalmente é marcada somente a opção de visualizar.

• Criar - O usuário poderá criar uma nova análise
• Remover - O usuário poderá remover uma análise
• Visualizar - O usuário poderá visualizar as análises
• Atualizar - O usuário poderá alterar qualquer análise no sistema

Aparelho

Permissão para Aparelho faz com que o usuário possa Visualizar, criar, Atualizar e remover uma analise do seu sistema, normalmente é marcada somente a opção de visualizar.

• Criar - O usuário poderá criar um novo aparelho
• Remover - O usuário poderá remover um aparelho
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os aparelhos
• Atualizar - O usuário poderá alterar qualquer aparelho no sistema

Categoria Financeira

Permissão da configuração das categorias financeiras no sistema. Sugerimos que apenas os usuários que são responsáveis por gerenciar o fluxo financeiro (gerente, administrador, dono da clínica) e categorizar as despesas tenham acesso a essa configuração. A permissão de Visualizar deve ser permitida aos usuários que cadastram lançamentos.

• Criar - O usuário poderá criar uma nova categoria financeira para categorizar as despesas ou receitas
• Remover - O usuário poderá remover qualquer categoria financeira
• Visualizar - O usuário poderá visualizar as categoria financeira . Essa permissão também deve ser cedida aos usuários que cadastram lançamentos.
• Atualizar - O usuário poderá alterar o nome e dados da categoria financeira 

Clínica

Permissão para Clinica faz com que o usuário possa, atualizar informações da clinica, mesclar dentistas e mesclar pacientes.

• Atualizar - O usuário poderá atualizar informações da clinica
• Merge Dentist - O usuário poderá mesclar os dentistas
• Merge Patiente - O usuário poderá mesclar os pacientes

Mesclar pacientes e dentistas é a funcionalidade que une dois cadastros em um só quando encontramos duplicidade no sistema.

Configuração de Requisição online

Permissão da configuração do formulário de requisição online que será disponibilizado para o dentista.

• Criar - O usuário poderá criar a configuração requisição online
• Remover - O usuário poderá remover qualquer requisição pedido online
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todas as configurações do requisição online
• Atualizar - O usuário poderá alterar as configurações do requisição online

Configuração de SMTP

Permissão da configuração de SMTP, permite que o usuário possa, Criar, remover, visualizar e atualizar uma configuração de SMTP.

• Criar - O usuário poderá criar a configuração de SMTP
• Remover - O usuário poderá remover qualquer configuração de SMTP
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todas as configurações de SMTP
• Atualizar - O usuário poderá alterar as configurações de SMTP

Conta Financeira

Permissão para configurar as contas financeiras. Da mesma maneira que a classe financeira, sugerimos que apenas os usuários que são responsáveis por gerenciar o fluxo financeiro(gerente, administrador, dono da clínica) tenham essa permissão.

• Criar - O usuário poderá criar uma nova conta financeira
• Remover - O usuário poderá remover qualquer conta financeira
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todas configurações de conta financeira
• Atualizar - O usuário poderá atualizar as configurações das contas financeiras

Contato

Permissão para contato faz com que o usuário possa Visualizar, criar, Atualizar e remover um contato do seu sistema.

• Criar - O usuário poderá criar um novo contato
• Remover - O usuário poderá remover qualquer contato
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os contatos
• Atualizar - O usuário poderá atualizar os contatos

Convênio

Permissão para gerenciar os convênios e preços. Sugerimos que seja escolhido uma ou duas pessoas para ter essa permissão, pois pode causar grandes complicações para o fechamento de caixa. Lembrando que o preço cadastrado nessa configuração será o preço cobrado do paciente ou registrado para fazer conferência do lote do convênio posteriormente.

• Criar - O usuário poderá criar um novo convênio
• Remover - O usuário poderá remover qualquer convênio
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os convênios cadastrados, essa permissão é necessária para todos os usuários que criarão pedidos.
• Atualizar - O usuário poderá atualizar os dados do convênio.

Dentista

Permissão para gerenciar o cadastro de dentistas. Sugerimos que todos os usuários possam gerenciar esse cadastro. Lembrando que a criação é crucial para o cadastro do pedido.

• Criar - O usuário poderá cadastrar um novo dentista na base
• Remover - O usuário poderá remover qualquer dentista da base
  Mesclar registros - O usuário poderá mesclar dentistas, ou seja, unificar os dados de dois dentistas diferentes. Essa é a única permissão que sugerimos ter uma ou duas pessoas apenas, pois um erro em uma mesclagem é incorrigível.
• Visualizar - O usuário poderá visualizar dentistas cadastrados
• Atualizar - O usuário poderá atualizar algum dado de qualquer dentista cadastrado

Exame

Permissão para Exame faz com que o usuário possa, Criar, atualizar, remover, editar especialista, ver apenas exames atribuídos, verificar exames e permitir realizar laudos.

• Criar - O usuário poderá criar um novo exame
• Remover - O usuário poderá remover qualquer exame
• Visualizar - O usuário poderá visualizar qualquer exame dentro do sistema
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer exame dentro do sistema
• Editar especialista - O usuário poderá trocar o especialista responsável por aquele exame
• Ver apenas exames atribuídos - o usuário verá somente os exames atribuídos a ele
• Verificar exames -  o usuário poderá fazer uma verificação no exame podendo alterar o laudo.
• Permitir realizar laudos - O usuário poderá realizar laudos pelo sistema.

As opções editar especialista, ver apenas exames atribuídos, verificar exames e permitir realizar laudos, são regras que você coloca pra quem pode visualizar, por exemplo você pode deixar o usuário visualizar os exames, porém não pode fazer laudos e nem verificar os exames, essas opções poderiam ser usadas em um papel de recepção por exemplo. 

Fatura

• Visualizar - O usuário poderá visualizar as faturas do Cfaz.net.

Forma de Pagamento

Permissão para configurar as formas de pagamento. Da mesma maneira que a classe financeira, sugerimos que apenas os usuários que são responsáveis por gerenciar o fluxo financeiro (gerente e/ou administrador) tenham essa permissão. A permissão de Visualizar deve ser cedida aos usuários que cadastram lançamentos.

• Criar - O usuário poderá criar uma nova forma de pagamento
• Remover - O usuário poderá remover qualquer forma de pagamento
• Visualizar - O usuário poderá visualizar a lista de forma de pagamentos. Essa permissão deve ser cedida aos usuários que cadastram lançamentos.
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer forma de pagamento

Fornecedor

Permissão para gerenciar o cadastro de fornecedores

• Criar - O usuário poderá criar um novo fornecedor
• Remover - O usuário poderá remover qualquer fornecedor
• Visualizar - O usuário poderá visualizar fornecedores. Essa permissão também deve ser cedida aos usuários que cadastram lançamentos
• Atualizar - O usuário poderá atualizar os dados de qualquer fornecedor

Grupo

Permissão para gerenciar os grupos. Da mesma maneira que o convênio, sugerimos que seja escolhido uma ou duas pessoas para ter essa permissão, pois pode causar grandes complicações para o fechamento de caixa.

• Criar - O usuário poderá criar um novo grupo
• Remover - O usuário poderá remover qualquer grupo
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os grupos
• Atualizar - O usuário poderá atualizar procedimentos e preço do grupo

Imagem, Cores e Impressão

Permissão para Imagens, cores e impressão, faz com que o usuario possa mexer na configuração padrão do seu laudo tendo somente a opção de atualizar.

• Atualizar - Poderá atualizar a configuração padrão do seu laudo. 

Item de template

Permissão para Item de template faz com que o usuário possa Visualizar, criar, Atualizar e remover um item de template do seu sistema.

• Criar - O usuário poderá criar um novo Item de template
• Remover - O usuário poderá remover Item de template 
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os Itens de template 
• Atualizar - O usuário poderá atualizar os Itens de template 

Como os itens de template são utilizados na montagem de templates de imagem para documentação essas permissões normalmente são dadas aos técnicos. 

Lançamento

Permissão para gerenciar os lançamentos que são as receitas e despesas cadastradas no sistema

• Criar - O usuário poderá criar um novo lançamento, que pode ser uma receita ou despesa
• Remover - O usuário poderá remover qualquer lançamento
  Gerenciar Lançamentos Ocultos - O usuário poderá visualizar e criar lançamentos ocultos
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todos os lançamentos
• Atualizar - O usuário poderá visualizar os dados do lançamento, inclusive datas.

Laudo Ilustrado

Permissão para Laudo Ilustrado, faz com que o usuário possa alterar a configuração padrão do seu laudo Ilustrado tendo somente a opção de atualizar.

• Atualizar - Poderá atualizar a configuração padrão do seu laudo ilustrado

Log de Atividade

• Visualizar - Usuário poderá visualizar o log de atividade

Lote

Permissão para gerenciar os lotes de convênios. Sugerimos que apenas os usuários que fazem o fechamento de lote e controle para dar baixa no sistema dos pagamentos realizados tenham essa permissão.

• Criar - O usuário poderá criar um novo lote
• Remover - O usuário poderá remover qualquer lote
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todos os lotes
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer lote.

Orçamento

Permissão para Orçamentos. faz com que o usuário possa criar, remover, visualizar, atualizar e tem a opção mostrar valores na tela e no pdf.

• Criar - O usuário poderá criar um novo Orçamento
• Remover - O usuário poderá remover qualquer Orçamento 
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todos os Orçamento 
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer Orçamento 
• Mostrar valores na tela e no pdf - faz com que os valores apareçam tanto na tela quanto no pdf

Outros Relatórios

Permissão em relatórios do sistema. Com exceção da permissão do relatório de entrega, todo o restante são permissões em que o usuário poderá apenas visualizar os dados sem fazer qualquer modificação. Por essa razão, fica a critério do dono da clínica decidir quem vai poder visualizar ou não os relatórios.

• Relatório de Entrega de Pedidos - Permissão no relatório de entrega de pedidos. Nesse relatório é possível controlar a entrega dos pedidos e caso necessário alterar a data de entrega, modo de entrega e status do pedido.
• Relatório de Dentistas - Permissão no relatório de aniversariantes
• Mapa de Dentistas - Permissão para visualizar o mapa de dentistas
• Relatório de Agendamentos - Permissão para acessar o relatório de agendamentos
• Relatório de Exames Cfazmax - Permissão para acessar o relatório de exames
• DRE - Relatório de Demonstrativo de resultados - Permissão aos relatórios financeiros: Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo do Resultado de Fluxo de Caixa, Fechamento de Caixa e Ticket Médio. Esses relatórios utilizam a mesma base de dados que são os lançamentos. Essa permissão na verdade concede o acesso a mesma página, porém com uma combinação diferente dos dados. No DFC, por exemplo, a diferença para o DRE é a data que está selecionada, um utiliza a data de entrada o outro a data de execução.
• DRE - Ocultar somatório - Quando marcada essa opção alguns relatórios (Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo do Resultado de Fluxo de Caixa, Fechamento de Caixa e Ticket Médio) não exibirão a linha de total, mostrando a soma dos valores.
• DRE - Filtrar no máximo um dia - Quando marcada essa opção o usuário consegue filtrar apenas um dia nos relatórios: Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo do Resultado de Fluxo de Caixa, Fechamento de Caixa e Ticket Médio.
• Relatório de Procedimentos Realizados - Essa permissão reflete em poder visualizar três relatórios: Colaboradores, Dentistas e Procedimentos Realizados.
• Relatório de Pedidos - Essa permissão reflete em poder visualizar dois relatórios: Pedidos e Horários de Pico.

Paciente

Permissão para gerenciar o cadastro de pacientes. Sugerimos que todos os usuários possam gerenciar esse cadastro. Lembrando que a criação é crucial para o cadastro do pedido.

• Criar - O usuário poderá cadastrar um novo paciente na base
• Remover - O usuário poderá remover qualquer paciente da base
• Mesclar registros - O usuário poderá mesclar pacientes, ou seja, unificar os dados de dois pacientes diferentes. Essa é a única permissão que sugerimos ter uma ou duas pessoas apenas, pois um erro em uma mesclagem é incorrigível.
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os pacientes cadastrados
• Atualizar - O usuário poderá atualizar algum dado de qualquer paciente cadastrado

Parceria

Permissão para Parceria. faz com que o usuário possa criar, remover, visualizar, atualizar e tem a opção de ver valores.

• Criar - O usuário poderá criar uma nova parceria
• Remover - O usuário poderá remover qualquer parceria 
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todas as parcerias 
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer  parceria 
• Ver valores - faz com que os valores apareçam

A opção ver valores só deve ser marcada caso você queira que o usuário tenha acesso aos valores acordados.

Pedido

Permissão para gerenciar os pedidos. Sugerimos que todos tenham todas as permissões abaixo, com exceção da remoção, que deve ser dada apenas para usuários específicos e colaboradores de confiança.

• Criar - O usuário poderá cadastrar um novo pedido
• Remover - O usuário poderá remover qualquer pedido
• Visualizar - O usuário poderá visualizar qualquer pedido. Essa permissão já está ativa para todos os usuários e não tem como desativar
• Mostrar valores na tela e no PDF - Permissão que exibe os valores no PDF e no botão Detalhes na lista de pedidos
• Atualizar - O usuário poderá atualizar os dados de qualquer pedido.

Pedido Online

Permissão para gerenciar os pedidos onlines solicitados pelos dentistas
Criar -
Remover -

• Visualizar - Permissão necessária para o usuário gerenciar e marcar os pedidos solicitados
  Atualizar -

Procedimento

Permissão para gerenciar os procedimentos. Sugerimos que seja escolhida uma ou duas pessoas para ter essa permissão, já que será necessário criar ou editar os procedimentos apenas no início do uso do sistema ou quando a clínica começar a prestar um novo serviço.

• Criar - Permite que o usuário crie um novo procedimento
• Remover - Permite que o usuário remova qualquer procedimento
• Visualizar - Permite que o usuário visualize todos os procedimentos
• Atualizar - Permite que o usuário altere qualquer procedimento

Recebimento

Permissão para realizar o recebimento dos pedidos. Sugerimos que todos os usuários que podem criar pedido possam criar e atualizar o recebimento, pois alguns erros com data e outros com formas de pagamentos são fáceis de cometer e o próprio usuário que criou o atendimento poderá fazer essa correção. A remoção desse recebimento já é um dado mais sensível. Então sugerimos que apenas colaboradores de confiança possam remover um recebimento.

• Criar - Permite que o usuário crie um novo recebimento
  Remover - Permite que o usuário remova qualquer recebimento.
• Dar Desconto - Permite que o usuário dê desconto em qualquer recebimento com qualquer valor.
• Visualizar - Permite que o usuário visualize o recebimento cadastrado
• Atualizar - Permite que o usuário atualize o recebimento

Produto

Permissão para Produto. faz com que o usuário possa criar, remover, visualizar,e atualizar seus produtos. 

• Criar - O usuário poderá criar um novo produto 
• Remover - O usuário poderá remover qualquer produto 
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todas os produtos 
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer produto 

Recebimento

Permissão para Produto. faz com que o usuário possa criar, remover, visualizar atualizar e dar desconto em seus recebimentos.

• Criar - O usuário poderá criar um novo recebimento
• Remover - O usuário poderá remover qualquer recebimento 
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todos os recebimentos 
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer recebimento 
• Dar desconto - Faz com que o usuário possa utilizar a ferramenta de desconto na hora de criar o recebimento.

Regra de atribuição

Permissão para Regra de Atribuição. faz com que o usuário possa criar, remover, visualizar e atualizar, as configurações de Regra de atribuição.

• Criar - O usuário poderá criar uma nova Regra de atribuição
• Remover - O usuário poderá remover qualquer Regra de atribuição 
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todas as Regras de atribuição 
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer Regra de atribuição 

Relatório Customizado

Permissão para Relatório customizado. faz com que o usuário possa criar e remover seus relatórios customizados

• Criar - O usuário poderá criar um novo relatorio customizado
• Remover - O usuário poderá remover qualquer relatorio customizado

Relatório de Fluxo Financeiro

• Visualizar Relatório de Fechamento de Caixa - Permite que o usuário acesse o relatório de Fechamento de Caixa (antigo) que será descontinuado em breve
• Financial Flow Report - Permite que o usuário visualize o relatório de Fluxo Financeiro

Status de Pedidos

Permissão para gerenciar o status de pedido. Sugerimos que apenas uma ou duas pessoas tenham acesso a esse gerenciamento para que seja mantido a organização e processo da clínica.

• Criar - Permite que o usuário crie um novo status de pedido
• Remover - Permite que o usuário remova qualquer status de pedido
• Visualizar - Permite que o usuário visualize a lista de status de pedido
• Atualizar - Permite que o usuário atualize qualquer status de pedido

Tabela de Preço

Permissão para gerenciar os convênios e preços. Sugerimos que seja escolhido uma ou duas pessoas para ter essa permissão, pois pode causar grandes complicações para o fechamento de caixa. Lembrando que o preço cadastrado nessa configuração será o preço cobrado do paciente ou registrado para fazer conferência do lote do convênio posteriormente.

• Criar - O usuário poderá criar um novo convênio
• Remover - O usuário poderá remover qualquer convênio
• Visualizar - O usuário poderá visualizar os convênios cadastrados, essa permissão é necessária para todos os usuários que criarão pedidos.
• Atualizar - O usuário poderá atualizar os dados do convênio.

Template 

Permissão para Templates, faz com que o usuário possa criar, remover, visualizar e atualizar, os templates em seu sistema.

• Criar - O usuário poderá criar um novo template
• Remover - O usuário poderá remover qualquer template
• Visualizar - O usuário poderá visualizar todos os templates
• Atualizar - O usuário poderá atualizar qualquer template

Template de Etiqueta

Permissão para gerenciar os templates de etiqueta. Sugerimos que apenas um ou dois usuários tenham acesso a esses templates para que não seja realizada alguma mudança indesejada.

• Criar - Permite que o usuário crie um novo template de etiqueta
• Remover - Permite que o usuário remova qualquer template de etiqueta
• Visualizar - Permite que o usuário visualize os templates de etiqueta
• Atualizar - Permite que o usuário altere os templates de etiqueta

Terceirização

Permissão para Terceirização, faz com que o usuário possa visualizar e tem a opção de mostrar os valores dos procedimentos acordados na tabela.

• Visualizar - O usuário poderá Visualizar as terceirização de exames
• Mostrar Valor dos procedimentos - Os valores dos procedimentos acordados para aquela terceização estarão disponíveis na tela

Regra de Pagamento de especialista

Permissões para que o colaborador tenha acesso a ferramenta de regras de pagamento dos especialistas.

• Criar - Permite que o usuário crie uma nova regra
• Remover - Permite que o usuário remova qualquer regra
• Visualizar - Permite que o usuário visualize as regras criadas
• Atualizar - Permite que o usuário altere as regras criadas

Quadro de Avisos

Quadro de avisos para passar informações para todos os colabores.

• Criar - Permite que o usuário crie um quadro de aviso
• Remover - Permite que o usuário remova qualquer quadro de aviso
• Visualizar - Permite que o usuário visualize os quadro de aviso
• Atualizar - Permite que o usuário altere os quadros de avisos